Организатор встреч

Как выполнить «Организатор встреч»

Хорошо проведённое совещание заканчивается решениями и ответственными; плохое отнимает час и порождает ещё одно совещание. Вести встречу — значит заранее задать её цель и направлять участников так, чтобы время дало реальные результаты.

1. Минимум за день разошлите повестку с ожидаемыми результатами и материалами для предварительного чтения.
2. Начните с того, что озвучите цель и жёсткое время окончания, затем идите по повестке по порядку.
3. Откладывайте посторонние темы в видимый всем список «на потом» и возвращайте разговор в русло.
4. Вовлекайте тех, кто молчит, и сдерживайте тех, кто доминирует.
5. В конце зачитайте принятые решения, ответственных и сроки.

Советы

• Приглашайте только тех, кто принимает решения или выполняет работу; наблюдатели рассеивают внимание.
• Ограничивайте время на каждый пункт и вслух говорите, когда переходите к следующему.
• Разошлите заметки с задачами в течение часа, пока всё свежо в памяти.

Что считается выполнением

Совещание заканчивается вовремя, и есть письменный список решений и распределённых следующих шагов, с которыми согласились все.