Hierarquia de pastas

Como concluir: Hierarquia de pastas

Em vez de deixar todos os e-mails se acumularem em uma única caixa de entrada, você cria regras que organizam as mensagens assim que chegam: recibos para um lugar, newsletters para outro, conversas de trabalho sinalizadas. O resultado é uma caixa de entrada que mostra só o que precisa de você, com todo o resto já arquivado.

1. Passe alguns minutos examinando a caixa de entrada em busca dos remetentes e padrões que mais se repetem (recibos, newsletters, notificações, um cliente importante)
2. Crie marcadores ou pastas para essas categorias antes de escrever qualquer regra
3. No Gmail, use Configurações > Filtros; no Outlook, use Regras; crie filtros que identifiquem o remetente, uma palavra-chave no assunto ou o endereço “para” e apliquem um marcador/pasta, além de “pular a caixa de entrada” quando fizer sentido
4. Teste cada regra nas mensagens existentes usando a opção “aplicar às conversas correspondentes”, para vê-la funcionar retroativamente
5. Adicione uma regra para mensagens de pouco valor (arquivar ou marcar promoções automaticamente) para que a caixa de entrada continue diminuindo

Dicas

• Filtre pelo endereço com “+” ou pelo cabeçalho list-unsubscribe em vez do nome exibido: remetentes mudam de nome, mas raramente de endereço
• Não apague nada automaticamente; mande para uma pasta, para que uma regra mal configurada nunca faça você perder mensagens reais
• Use um alias de cadastro por categoria para tornar a filtragem trivial daqui para frente

O que conta como concluída

As novas mensagens chegam já organizadas nas pastas certas por conta própria, e sua caixa de entrada principal só mostra o que precisa de uma pessoa.